Digitalisasi KRS yang Setengah Hati

Penggunaan KRS Online Sistem Informasi Manajemen kian gencar. Namun, sistem ini masih dihadapkan pada berbagai kendala.

Siang itu, Jumat (28/1), Hartanti Probo Rini, mahasiswi Fakultas Farmasi bergegas menuju kampus Baraya Unhas bersama seorang rekannya. Kedua mahasiswi ini memarkir kendaraannya di depan sebuah rumah berlantai dua yang terletak di Jalan Sunu. Mereka menggenggam beberapa lembar kertas ukuran HVS dan sebuah buku tulis. Setelah bertemu dengan orang yang dituju, yaitu Penasehat Akademik (PA), mereka menyodorkan lembaran kertas dan buku itu dalam keadaan terbuka. Selain Kartu Rencana Studi (KRS) manual yang menjadi persyaratan pengurusan KRS, di antara lembaran itu juga terdapat print out dari KRS online yang telah mereka isi sebelumnya di situs www.unhas.ac.id/sim.

Mulanya, Anti (sapaan akrabnya) memprogramkan satuan kredit semester (sks) sebanyak 22 kredit. Tak ada masalah dengan keputusannya itu, karena indeks prestasi (IP) yang dicapainya pada semester sebelumnya di atas 3,0. Hal yang tak diinginkan Anti muncul ketika memberitahukan PA-nya bahwa ia membutuhkan tanda tangan sebanyak dua kali. Hal ini karena jumlah sks yang disediakan di KRS online maksimal 20, sehingga untuk mengambil lebih, harus melalui rekomendasi Wakil Dekan (WD) I kemudian kembali lagi ke PA. Karena tak ingin ditemui dua kali, sang PA memintanya memprogramkan 20 sks saja. Meski merasa kecewa dengan keputusan itu, ia pun menerimanya.

Anti hanyalah satu dari sejumlah mahasiswa yang harus rela menerima imbas KRS online. Semester akhir tahun ajaran 2010/2011 ini menjadi masa percobaan bagi digitalisasi KRS yang dikelola di bawah Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM merupakan kerjasama antara Unhas dengan World Bank melalui proyek Indonesia Managing Higher Education for Relevance and Efficciency (I-MHERE). Mengikuti jejak Sistem Informasi Akademik (SIAKA) yang telah merambah KRS online di dua semester sebelumnya, SIM kini juga melebarkan sayapnya di bidang ini. Tercatat empat fakultas yang mulai menerapkan KRS online SIM ini, yaitu Fakultas Farmasi (FF), Fakultas Ilmu Budaya (FIB), Fakultas Peternakan (Fapet), dan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA).

KRS online SIM sebenarnya telah diterapkan sejak 2008, namun hanya sampai pada lingkup Jurusan Sastra Arab. “Setelah tiga bulan sebagai mahasiswa baru, kami telah dikenalkan dengan KRS online dan telah diterapkan di jurusan kami, namun sistem manual tetap dijalankan karena adanya berbagai kendala,” ungkap Zulya Hamidah, mahasiswi Jurusan Sastra Arab angkatan 2008. Menurut Triyatni Martosenjoyo, seorang dosen Jurusan Arsitektur sekaligus sebagai salah satu pengelola sistem ini, SIM tidak hanya menggarap KRS online secara spesifik, tapi juga semua sistem informasi manajemen terpadu yang ada di Unhas.

Meski telah melalui perencanaan yang matang, namun masih banyak mahasiswa yang terkendala saat menggunakan KRS online ini. Terlebih karena adanya kebijakan fakultas yang mengharuskan mahasiswa tetap menggunakan KRS manual di samping KRS online ini. “Mengurus KRS bukannya semakin mudah malah makin rumit,” Keluh Harold, mahasiswa FF Angkatan 2009.

Di awal penggunaannya, Fakultas Farmasi (FF) memilih menggunakan KRS online yang dikelola oleh SIM. “Kami memilih apa yang ditetapkan universitas,” tutur Prof Dr rer nat Marianti A Manggau, WD I FF. Namun, menurutnya masih terdapat banyak kendala dalam penerapannya, terutama yang berhubungan dengan prasarana, seperti jaringan. Untuk mengantisipasinya, KRS manual juga tetap digunakan.

Dalam perjalanannya, ada fakultas yang mulai menerapkan KRS online, namun ada pula yang masih setia dengan sistem manual. Fakultas Hukum (FH) dan Jurusan Ilmu Kelautan (IK) FIKP misalnya. Awalnya, kedua fakultas ini berencana untuk mengikuti langkah fakultas lain yang mulai menerapkan KRS online. Namun, kendala seperti koneksi jaringan dan pegawai yang merasa kewalahan, membuat FH menarik diri untuk tetap menggunakan sistem manual. “Kami hanya ikut aturan dari universitas, tapi karena kewalahan di awal pengurusan KRS, jadi ya manual saja,” tutur Dra Sri Wahyuni, Kepala Subbagian Akademik FH.

Senada pula di Jurusan Ilmu Kelautan. Namun, sosialisasi untuk dosen juga menjadi kendala di jurusan ini, selain yang dialami FH. Dr Ir Amir Hamzah Muhiddin Msi, Ketua Jurusan IK, mengungkapkan, IK masih menggunakan sistem manual untuk mengantisipasi kendala yang mungkin disebabkan jeleknya jaringan internet. “SIM ini kan masih dalam tahap uji coba, takutnya terjadi kesalahan dalam peng-input-an data mahasiswa atau kesulitan untuk masuk ke SIM, kan mahasiswa juga yang kasihan,” ujarnya, Senin (24/1).

Yusring Sanusi Baso, salah seorang pengelola SIM mengungkapkan, memang ada beberapa fakultas yang menarik diri dari sistem KRS online. Hal ini karena pegawai di fakultas itu tidak aktif meng-input data-data yang dibutuhkan seperti nama mahasiswa, matakuliah yang diprogramkan di tiap semester, nilai yang diperoleh mahasiswa, nama PA, dosen, kelas, dan sebagainya. Sehingga pihak pengelola pun tak dapat memprosesnya.

Menurut Wakil Rektor (WR) I, Prof Dr Dadang A Suriamiharja, untuk semester genap tahun ajaran 2010/2011, KRS manual masih dibolehkan. Namun, pada Juli mendatang harus dalam bentuk online dan terintegrasi di bawah SIM. “Semester depan, semua pangurusan KRS sudah harus online dan dapat terbaca oleh SIM,” ungkapnya. Rafiuddin Syam MEng Phd, pengelola SIAKA menambahkan, meski sedikit berbeda sistemnya, SIAKA akan mengikuti konsep yang ditetapkan universitas. “Database yang dibutuhkan universitas akan kami siapkan, jadi nanti data dari semua server menjadi output bagi SIM,” tambah Rafiuddin.

Langkah berbeda ditempuh Fakultas Ekonomi (FE). Bercermin dari sebelumnya, Wakil Dekan I FE, Dr Darwis Said SE MSA AK masih setia dengan SIAKA. “Setelah berjalan selama satu semester, hampir tidak ada keluhan dari mahasiswa terkait KRS online ini,” ungkap Darwis. Demikian pula yang diungkapkan Fajaruddin Ibrahim, Mahasiswa FE angkatan 2009, “Semester lalu, SIAKA berjalan efektif dan mahasiswa lebih dimudahkan dibanding sistem manual,” ujarnya. Selain itu, tambah Darwis, ia telah mengundang dosen-dosen FE yang cukup mumpuni dalam bidang Informasi Teknologi (IT) untuk coba mengganggu sistem ini, namun tak membuahkan hasil.

Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM) pun sama halnya. FKM mulai merambah KRS online dengan sistem yang dikelola SIAKA. Persiapannya pun dimulai dari pegawai yang dipercayakan untuk menanganinya. Sosialisasi oleh pengelola SIAKA juga dilakukan untuk dosen yang menjadi PA dan mahasiswa. “Hingga sekarang, belum ada keluhan mahasiswa terkait KRS online yang masuk ke pihak fakultas,” ungkap Dr drg Andi Zulkifli Abdullah, WD I FKM, Jumat (21/1). (Sym,Ghn/Air)